política de privacidad
Fecha de entrada en vigor: 6 de enero de 2023
Última actualización: 28 de octubre de 2025
Flex Notaries LLC (“nosotros”) se compromete a salvaguardar su privacidad y proteger la seguridad de su información personal. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información que usted proporciona al utilizar nuestros servicios de notarización móvil, notarización remota en línea (RON) y preparación de documentos, así como nuestro sitio web y otros métodos de comunicación.
1. Información que recopilamos
Para prestar servicios de certificación notarial y cumplir con los requisitos legales, podemos recopilar:
Información personal
Nombre legal completo
Dirección, correo electrónico y número de teléfono
Fecha de nacimiento
Datos de identificación (por ejemplo, permiso de conducir, pasaporte)
Firma y datos biométricos (como la imagen capturada por una cámara web)
Información del documento
Documentos presentados para su certificación notarial o comprobación de identidad
Se requieren datos para verificar la identidad a través de plataformas autorizadas de análisis de credenciales.
Registros digitales
Grabaciones audiovisuales de las sesiones RON (según lo exige la ley de NY/NJ)
Revistas electrónicas de actos notariales
Dirección IP e información del dispositivo utilizadas durante la sesión de certificación notarial
2. Cómo usamos la información
Utilizamos la información recopilada para:
Realización de servicios notariales remotos en línea
Verificar la identidad y prevenir el fraude
Conservar los registros legalmente exigidos durante un máximo de 10 años.
Procesar pagos y brindar soporte al cliente
Comunicar confirmaciones, actualizaciones o avisos relacionados con el servicio.
No vendemos información personal a terceros.
3. Servicios de preparación de documentos
Para los clientes que seleccionen servicios de preparación de documentos (incluidos el formateo, la organización y la revisión de documentos), podemos:
Recopilar el contenido necesario para preparar documentos precisos
Comunicar revisiones, comentarios y borradores
Almacene copias de trabajo de los documentos de forma segura durante el período de servicio.
Conserve las versiones finales solo cuando lo exija la ley o las obligaciones contractuales.
Los datos confidenciales de los clientes que figuren en los documentos se manejan con estricta confidencialidad y no se divulgarán a terceros no autorizados. No ofrecemos asesoramiento legal; todos nuestros servicios de preparación de documentos son de apoyo administrativo no jurídico.
4. Cumplimiento legal y conservación de registros
Según lo exige la ley estatal:
Todos los registros notariales electrónicos y las grabaciones de audio y vídeo deben almacenarse de forma segura durante un mínimo de 10 años.
Los funcionarios gubernamentales autorizados podrán inspeccionar los registros previa solicitud.
Los archivos de preparación de documentos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para completar los servicios, salvo que la ley exija otra cosa.
5. Intercambio de información
Solo compartiremos la información necesaria con:
Proveedores de servicios externos de confianza (por ejemplo, plataformas de verificación de identidad/tecnología, procesadores de pago)
Las fuerzas del orden o las autoridades reguladoras, si así lo exige la ley.
Personas físicas o jurídicas designadas por el firmante
Todos los proveedores externos están obligados a proteger la información con estrictas normas de confidencialidad y seguridad.
6. Medidas de seguridad
Implementamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger su información, incluyendo:
Transmisión cifrada de audio/vídeo y documentación
Plataformas seguras de autenticación multifactor
Acceso restringido a los registros notariales
Aunque nos esforzamos por lograr una alta seguridad, ningún almacenamiento electrónico de datos puede garantizarse al 100%.
7. Derechos del cliente
Dependiendo de la jurisdicción, usted puede solicitar:
Acceda a su información personal
Solicitar corrección de imprecisiones
Solicitar el uso limitado de sus datos (en los casos permitidos por la ley notarial).
Nota: Ciertos datos pueden estar exentos de eliminación debido a leyes de retención de registros obligatorias.
8. Cookies y seguimiento web
Nuestro sitio web puede utilizar cookies o herramientas similares para mejorar la experiencia del usuario y analizar el tráfico. Si lo prefiere, puede ajustar la configuración de su navegador para desactivar las cookies.
9. Privacidad de los niños
No recopilamos información de menores de 18 años a sabiendas. Si descubrimos que un menor ha enviado información, tomaremos las medidas necesarias para eliminarla o para obtener el consentimiento de sus padres o tutores legales.
10. Cambios en esta política
Es posible que actualicemos esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en los requisitos legales o en los procedimientos del servicio. La fecha de «Última actualización» indicará la revisión más reciente.
11. Contáctenos
Para preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con su privacidad:
Notarios Flex LLC
Correo electrónico: info@flexnotaries.com
Teléfono: (347) 286-8390